Format Surat Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Kuasa yang Berwenang Menandatangani Faktur Pajak Standar
Surat pemberitahuan penunjukan pejabat atau kuasa yang berwenang menandatangani faktur pajak standar (FP) merupakan dokumen resmi yang harus disampaikan ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP) ketika ada perubahan otoritas penandatangan atas faktur pajak. Dokumen ini penting untuk memastikan keabsahan faktur pajak yang dikeluarkan dan menghindari potensi sanksi administrasi. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai format, unsurunsur penting, serta tata cara pengisian surat tersebut.
1. Tujuan Surat Pemberitahuan
- Menginformasikan DJP tentang perubahan pejabat atau kuasa yang berhak menandatangani faktur pajak.
- Menjamin kepatuhan perpajakan dengan menyesuaikan data pada sistem efaktur.
- Memperjelas wewenang internal perusahaan terkait otoritas penandatangan.
2. Dasar Hukum
Surat ini harus merujuk pada peraturan perundangundangan yang relevan, antara lain:
- UndangUndang Nomor 28 Tahun 2007 tentang Perubahan atas UndangUndang Nomor 6 Tahun 1983 (Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan atas Barang Mewah).
- Peraturan Direktorat Jenderal Pajak Nomor PER22/PJ/2013 tentang Faktur Pajak.
- Peraturan Direktorat Jenderal Pajak Nomor PER02/PJ/2024 tentang Tata Cara Pendaftaran dan Perubahan Data Penandatangan Faktur Pajak.
3. Struktur Umum Surat
Surat pemberitahuan dapat disusun dengan format berikut (maksimal satu halaman A4):
| No. | Bagian Surat | Isi / Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Kop Surat | Nama perusahaan, alamat, telepon, NPWP, dan logo (jika ada). |
| 2 | Nomor & Tanggal Surat | Contoh: Nomor: 021/PM/2024 dan tanggal penulisan. |
| 3 | Lampiran | Jika ada, misalnya fotokopi akta pendirian, perubahannya, atau surat kuasa. |
| 4 | Perihal | Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Kuasa Penandatangan Faktur Pajak. |
| 5 | Alamat Tujuan | Direksi Direktorat Jenderal Pajak atau Kantor Pelayanan Pajak (KPP) yang bersangkutan. |
| 6 | Isi Surat | Paragraf pembuka, penjelasan perubahan, data pejabat/kuasa lama & baru, serta dasar hukum. |
| 7 | Penutup | Harapan agar perubahan tercatat dalam Sistem eFaktur, serta tanda tangan. |
| 8 | Tanda Tangan | Nama lengkap, jabatan, dan NIP/NRP (jika ada) penanda tangan resmi. |
4. Contoh Format Surat
Berikut contoh konkret yang dapat langsung dipakai atau dimodifikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
PT. MAKMUR SEJAHTERAJl. Merdeka No. 45, Jakarta 10110Telp. (021) 5551234 | NPWP: 01.234.567.8-999.000
Nomor : 018/PM/2024
Tanggal : 25 April 2024
Lampiran : Fotokopi Akta Perubahan Anggaran Dasar (jika ada)
Perihal : Pemberitahuan Penunjukan Pejabat/Kuasa Penandatangan Faktur Pajak
Kepada Yth.
Direktur Jenderal Pajak
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan perubahan struktur organisasi PT. Makmur Sejahtera, kami memberitahukan bahwa pejabat yang sebelumnya berwenang menandatangani Faktur Pajak, yaitu Bapak Ahmad Suryadi, Direktur Keuangan (NPWP: 01.234.567.8-999.001), telah digantikan oleh Ibu Rina Wulandari, Kepala Bagian Akuntansi, efektif per 1 Mei 2024.
Berikut data pejabat/kuasa yang baru:
| Nama | Rina Wulandari |
|---|---|
| Jabatan | Kepala Bagian Akuntansi |
| NPWP | 01.234.567.8-999.002 |
| Nomor KTP | 3175021203980001 |
Perubahan ini didasarkan pada Keputusan Direksi No. 12/2024 tanggal 20 April 2024 yang telah disahkan dalam rapat umum pemegang saham.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memohon agar data penandatangan pada sistem eFaktur Direktorat Jenderal Pajak dapat diperbaharui sesuai dengan informasi di atas.
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
_________________________
Andi Prasetyo
Direktur Utama
NPWP: 01.234.567.8-999.000
5. Hal-hal Penting yang Harus Diperhatikan
- Kelengkapan Dokumen Pendukung: Sertakan fotokopi akta pendirian/ubah, keputusan direksi, atau surat kuasa bila penunjukan dilakukan melalui kuasa.
- Kesesuaian Data: Pastikan nomor NPNP, NIK, dan jabatan yang tercantum sesuai dengan data resmi Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara (KemenPAN) atau data internal.
- Tanda Tangan Asli: Dokumen harus ditandatangani secara manual dan dicap atau dipindai dalam format PDF ketika disampaikan secara elektronik.
- Pengiriman: Surat dapat diserahkan langsung ke KPP tempat perusahaan terdaftar, atau dikirim melalui email resmi DJP (misalnya: e-faktur@pajak.go.id) dengan subjek Pemberitahuan Penunjukan Penandatangan Faktur Pajak [Nama Perusahaan].
- Waktu Efektif: Biasanya perubahan tercatat dalam sistem paling cepat 35 hari kerja setelah surat diterima, namun perusahaan disarankan menunggu konfirmasi resmi.
6. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apakah surat kuasa dapat menggantikan penunjukan pejabat?
Ya, bila perusahaan tidak ingin mengubah struktur jabatan, dapat menunjuk kuasa melalui surat kuasa khusus yang mencantumkan wewenang menandatangani faktur pajak. Surat kuasa harus disertai fotokopi KTP pemegang kuasa dan disertifikasi notaris.
Apakah ada biaya administrasi untuk perubahan ini?
Untuk perubahan penandatangan di sistem eFaktur tidak dikenakan biaya administrasi, namun perusahaan tetap harus menyiapkan biaya notaris atau legalisir dokumen jika diperlukan.
Bagaimana jika perubahan belum tercatat di sistem eFaktur?
Lakukan pengecekan melalui aplikasi efaktur atau hubungi KPP setempat. Jika terdapat keterlambatan, kirimkan kembali surat dengan bukti pengiriman (contoh: tanda terima pos).
7. Kesimpulan
Surat pemberitahuan penunjukan pejabat atau kuasa yang berwenang menandatangani Faktur Pajak Standar merupakan dokumen yang wajib disiapkan secara tepat dan lengkap. Memastikan format yang sesuai, melampirkan dokumen pendukung, serta mengirimkan ke KPP dengan cara yang benar akan mempercepat pembaruan data di sistem eFaktur. Dengan demikian, perusahaan dapat terus mematuhi peraturan perpajakan dan menghindari sanksi akibat ketidaksesuaian data penandatangan.
