SOP Penyusunan Naskah Kerjasama Media
Untuk: Pemerintah Kabupaten Ponorogo
Bidang: Hubungan Media dan Publikasi
1. Latar Belakang
Pemerintah Kabupaten Ponorogo memiliki tanggung jawab untuk menyebarkan informasi resmi kepada masyarakat melalui berbagai media, baik cetak, elektronik, maupun digital. Dalam rangka memperkuat kolaborasi dengan media lokal, regional, dan nasional, diperlukan standar operasional prosedur (SOP) yang jelas bagi penyusunan naskah kerjasama. SOP ini menjamin proses yang transparan, akuntabel, dan selaras dengan peraturan perundangundangan.
2. Tujuan SOP
- Menyediakan panduan langkahdemilangkah dalam pembuatan naskah kerjasama media.
- Menjamin kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan, khususnya UndangUndang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2015 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
- Meminimalkan risiko sengketa hukum dan administratif.
- Meningkatkan efisiensi dan konsistensi dalam penandatanganan perjanjian kerjasama.
3. Ruang Lingkup
SOP ini berlaku untuk seluruh unit kerja di Pemerintah Kabupaten Ponorogo yang terlibat dalam:
- Penyusunan draft naskah kerjasama media.
- Negosiasi dan verifikasi dokumen.
- Persetujuan akhir dan penandatanganan.
4. Definisi Istilah
| Istilah | Penjelasan |
|---|---|
| Kerjasama Media | Perjanjian antara Pemerintah Kabupaten Ponorogo dengan institusi media untuk penyebaran informasi publik. |
| Naskah Kerjasama | Dokumen tertulis yang memuat hak, kewajiban, prosedur, dan syaratsyarat kerjasama. |
| Pejabat Penandatangan | Pejabat yang berwenang menandatangani perjanjian atas nama pemerintah daerah, biasanya Bupati atau Sekretaris Daerah. |
| Unit Pengelola Media (UPM) | Unit kerja yang bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan media. |
5. Prosedur Penyusunan Naskah Kerjasama
5.1. Inisiasi
- Identifikasi kebutuhan kerjasama (mis. publikasi program pembangunan, kampanye kesehatan).
- Penyusunan ringkasan konsep kerjasama oleh UPM.
- Persetujuan konsep oleh Kepala Biro Humas atau pejabat berwenang.
5.2. Pengumpulan Data & Dokumen Pendukung
- Profil media (legalitas, jangkauan, target audiens).
- Rencana kerja (aktivitas, jadwal, materi).
- Rincian biaya (jika ada) dan sumber pembiayaan.
- Referensi peraturan yang relevan.
5.3. Penyusunan Draft Naskah
Draft harus memuat bagianbagian berikut:
- Judul dan nomor dokumen.
- Latar belakang dan tujuan kerjasama.
- Ruang lingkup kerja (jenis materi, frekuensi publikasi, platform).
- Hak dan kewajiban masingmasing pihak.
- Jadwal pelaksanaan.
- Anggaran dan mekanisme pembayaran.
- Pengawasan, pelaporan, dan evaluasi.
- Ketentuan penyelesaian sengketa.
- Pasal penutup dan tanda tangan.
5.4. Review Internal
- Ulasan legal oleh Sekretariat Daerah atau Badan Hukum.
- Verifikasi keuangan oleh Bagian Keuangan.
- Persetujuan teknis oleh UPM.
- Revisi draft bila diperlukan.
5.5. Negosiasi dengan Media
- Rapat pendahuluan untuk menyamakan pemahaman.
- Penyesuaian syarat bila ada perbedaan kepentingan.
- Dokumentasi hasil negosiasi dalam notulen.
5.6. Persetujuan Akhir
- Pengajuan draft final ke Kepala Biro Humas/Setda untuk rekomendasi.
- Jika nilai kerjasama > Rp 100 juta, diperlukan persetujuan DPRD setempat.
- Pejabat penandatangan menandatangani naskah kerjasama.
5.7. Distribusi & Arsip
- Salinan naskah diserahkan kepada pihak media.
- Arsip elektronik disimpan di Sistem Manajemen Dokumen (SMD) Kabupaten Ponorogo selama minimal 10 tahun.
- Catatan pelaksanaan (laporan bulanan) diserahkan ke Biro Humas.
6. Penanggung Jawab
| Posisi | Tanggung Jawab |
|---|---|
| Kepala Biro Humas | Verifikasi akhir dan otorisasi penandatanganan. |
| Sekretaris Daerah | Memberi persetujuan kebijakan bila diperlukan. |
| Unit Pengelola Media | Menyiapkan draft, mengkoordinasikan negosiasi, dan monitoring pelaksanaan. |
| Badan Hukum | Meninjau aspek legal dan kepatuhan. |
| Bagian Keuangan | Mengawasi anggaran dan proses pembayaran. |
7. Mekanisme Pengawasan dan Evaluasi
- Monitoring bulanan oleh UPM melalui laporan realisasi kegiatan.
- Audit internal tahunan terhadap semua perjanjian kerjasama media.
- Penilaian kepuasan pihak media melalui kuesioner.
- Rekomendasi perbaikan SOP disampaikan pada rapat koordinasi tahunan.
8. Penanganan Perubahan dan Pembatalan
Setiap perubahan syarat atau pembatalan harus dituangkan dalam addendum yang disetujui oleh kedua belah pihak dan mengikuti prosedur revisi SOP yang sama seperti pembuatan naskah awal.
9. Lampiran
- Contoh Naskah Kerjasama Media.
- Formulir Permohonan Kerjasama.
- Daftar Media Terverifikasi Kabupaten Ponorogo.
10. Penutup
Implementasi SOP Penyusunan Naskah Kerjasama Media diharapkan dapat meningkatkan profesionalisme, mempercepat proses administratif, serta memastikan bahwa setiap kerjasama yang dibangun memberikan manfaat optimal bagi pemerintah Kabupaten Ponorogo dan masyarakat luas. Semua pemangku kepentingan diharapkan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan demi tercapainya transparansi dan akuntabilitas publik.
