1. Apa Itu SIPINTER?
SIPINTER (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) adalah platform digital milik Universitas Gadjah Mada yang mengintegrasikan seluruh siklus pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan, evaluasi, hingga pembayaran. Sistem ini dibangun untuk meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas dalam proses pengadaan, sekaligus meminimalkan potensi korupsi dan kecurangan.
Penggunaan SIPINTER diwajibkan untuk semua unit kerja UGM yang melakukan pengadaan barang/jasa konsumsi (B/JS Konsumsi) dengan nilai kontrak tidak melebihi batas yang ditetapkan pada Peraturan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (PPBJ).
2. Ruang Lingkup Pengadaan Barang/Jasa Konsumsi
Barang/Jasa konsumsi yang termasuk dalam ruang lingkup SIPINTER meliputi:
- Alat tulis kantor, bahan habis pakai, dan perlengkapan laboratorium.
- Konsumsi untuk rapat, seminar, dan kegiatan akademik.
- Jasa kebersihan, catering, dan transportasi dalam negeri.
- Barang lain yang bersifat nonmodal dan tidak termasuk aset tetap.
Jika nilai pengadaan Melebihi Rp 200juta, pengadaan harus dilakukan melalui prosedur lain yang lebih ketat, seperti lelang terbuka.
3. LangkahLangkah Pengadaan Melalui SIPINTER
3.1. Persiapan
- Identifikasi kebutuhan barang/jasa oleh pemohon.
- Verifikasi anggaran di Sistem Informasi Keuangan (SIK) UGM.
- Siapkan dokumen teknis (spesifikasi, kuantitas, perkiraan harga).
3.2. Pengajuan Permintaan (Requisition)
Pemohon login ke SIPINTER, pilih menu Buat Permintaan, isi formulir, unggah dokumen pendukung, dan submit. Sistem akan memberi nomor permintaan yang dapat dilacak.
3.3. Review dan Persetujuan
Permintaan akan melewati tiga level persetujuan:
- Atasan Langsung memeriksa kelayakan teknis.
- Bagian Keuangan memeriksa kecukupan dana.
- Pejabat Pengadaan memberi persetujuan akhir.
Jika ada revisi, sistem otomatis mengirim notifikasi ke pemohon.
3.4. Pemilihan Penyedia
Setelah persetujuan, proses selanjutnya adalah pemilihan penyedia. Pilihan metode yang dapat dipilih di SIPINTER:
- Pengadaan Langsung untuk nilai Rp 50juta.
- Penunjukan Langsung bila hanya ada satu penyedia yang memenuhi syarat.
- Tender Terbatas untuk nilai antara Rp 50200juta dengan minimal 3 penyedia.
3.5. Evaluasi Penawaran
Setiap penawaran diupload ke SIPINTER. Tim evaluasi menilai berdasarkan kriteria harga, kualitas, waktu pengiriman, dan kepatuhan terhadap spesifikasi. Hasil evaluasi tercatat dalam Berita Acara Evaluasi yang otomatis tergenerasi.
3.6. Penetapan Pemenang & Pembuatan Kontrak
Setelah evaluasi, pejabat pengadaan menetapkan pemenang, membuat Surat Perintah Kerja (SPK) atau Kontrak, dan mengunggahnya ke sistem. Semua dokumen terkait dapat diakses oleh pihak terkait.
3.7. Pelaksanaan & Monitoring
Penyedia melaksanakan pekerjaan sesuai SPK. Unit kerja pemohon memantau progres melalui modul Monitoring Pengadaan pada SIPINTER. Setiap keterlambatan atau masalah harus dicatat dan dilaporkan.
3.8. Penyelesaian dan Pembayaran
Setelah barang/jasa diterima dan diverifikasi, unit pemohon mengirim Berita Acara Serah Terima (BAST). Finance memproses pembayaran sesuai dengan term pembayaran yang telah disepakati.
4. Dokumen Pendukung yang Wajib Diupload
| No. | Jenis Dokumen | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Spesifikasi Teknis | Rincian kebutuhan barang/jasa, termasuk kuantitas dan standar kualitas. |
| 2 | Anggaran / Kode Akun | Dokumen bukti alokasi anggaran dari SIK. |
| 3 | Surat Permohonan (Jika diperlukan) | Surat resmi dari unit kerja pemohon. |
| 4 | Daftar Penyedia (untuk tender) | Nama dan identitas penyedia yang diinvite. |
| 5 | Berita Acara Evaluasi | Hasil evaluasi penawaran yang ditandatangani tim evaluasi. |
| 6 | Surat Perintah Kerja / Kontrak | Dokumen final yang memuat hak dan kewajiban. |
| 7 | Berita Acara Serah Terima (BAST) | Konfirmasi barang/jasa telah diterima sesuai SPK. |
| 8 | Invoice & Bukti Pembayaran | Dokumen keuangan untuk proses pembayaran. |
5. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
A: Ya, untuk semua pengadaan barang/jasa konsumsi dengan nilai Rp 200juta. Pengadaan di atas nilai tersebut harus mengikuti prosedur lain yang diatur PPBJ.
A: Unit pemohon harus melaporkan keterlambatan melalui modul Monitoring. Jika keterlambatan melebihi ketentuan kontrak, dapat dilakukan terminasi atau sanksi sesuai SPK.
A: Revisi hanya dapat dilakukan sebelum tahap pemilihan penyedia. Setelah proses evaluasi dimulai, perubahan harus diajukan sebagai Permintaan Perubahan yang akan melewati persetujuan ulang.
A: Tim evaluasi, yang terdiri dari pejabat pengadaan, ahli teknis, dan perwakilan keuangan, berwenang menolak penawaran yang tidak memenuhi kriteria.
Dengan mengikuti tata cara di atas, proses pengadaan barang/jasa konsumsi di UGM dapat terlaksana secara transparan, cepat, dan akuntabel. Penggunaan SIPINTER tidak hanya memudahkan administrasi, tetapi juga mendukung visi UGM menjadi institusi pendidikan tinggi yang bersih dan berintegritas.
