Kerangka Acuan Site Visit Seleksi Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHKI)

1. Latar Belakang

Program Hibah Kompetisi Berbasis Institusi (PHKI) merupakan inisiatif pemerintah yang bertujuan meningkatkan kapasitas institusi melalui hibah proyek yang bersifat kompetitif. Untuk memastikan kualitas dan kelayakan proyek yang diajukan, proses seleksi melibatkan tahapan site visit atau kunjungan lapangan ke calon penerima hibah.

Site visit berfungsi sebagai verifikasi data, penilaian potensi lokal, serta identifikasi risiko yang tidak dapat dinilai secara sekunder melalui dokumen saja.

2. Tujuan Site Visit

• Verifikasi Kelayakan: Memastikan bahwa data yang disampaikan dalam proposal adalah akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Penilaian Kapasitas: Mengukur kemampuan sumber daya manusia, infrastruktur, serta manajemen institusi dalam melaksanakan proyek.
• Identifikasi Risiko: Menilai potensi hambatan (teknis, administratif, sosialekonomi) yang dapat memengaruhi keberhasilan proyek.
• Penguatan Hubungan: Membangun komunikasi yang lebih intens antara tim evaluasi dan institusi penerima hibah.

3. Ruang Lingkup Site Visit

Site visit mencakup empat (4) area utama:

1. Fasilitas dan Infrastruktur Pemeriksaan kondisi gedung, laboratorium, peralatan, serta aksesibilitas lokasi.
2. Sumber Daya Manusia Wawancara dengan tim pelaksana, penilaian kompetensi, struktur organisasi, serta peran masingmasing.
3. Proses Manajemen Proyek Review rencana kerja, jadwal, sistem monitoring, serta mekanisme pelaporan.
4. Lingkungan Sosial dan Ekonomi Analisis dampak proyek terhadap masyarakat sekitar, dukungan stakeholder, serta keberlanjutan ekonomi.

4. Metodologi Pelaksanaan

4.1 Persiapan

• Penyusunan tim visit yang terdiri dari ahli teknis, kebijakan, dan stakeholder terkait.
• Penyusunan jadwal kunjungan dan agenda detil yang dikirimkan kepada institusi paling lambat 7 hari sebelum site visit.
• Penyediaan dokumen pendukung (checklist, format laporan, surat tugas).

4.2 Pelaksanaan

Selama kunjungan tim melakukan:

• Observasi lapangan dan dokumentasi foto/video.
• Wawancara terstruktur dengan pimpinan, manajer proyek, serta staf operasional.
• Verifikasi data teknis (spesifikasi peralatan, sertifikasi, dll).
• Penilaian terhadap mekanisme kontrol internal dan tata kelola keuangan.

4.3 Penutup

Tim menyusun laporan site visit yang meliputi temuan, rekomendasi, serta nilai penilaian. Laporan diserahkan kepada Tim Seleksi PHKI paling lambat 5 hari kerja setelah kunjungan selesai.

5. Kriteria Penilaian

Kriteria dinilai dengan skala 15 (1 = Sangat Tidak Memuaskan, 5 = Sangat Memuaskan). Nilai akhir merupakan ratarata tertimbang sesuai bobot berikut:

Catatan: Nilai 3,5 dianggap memenuhi syarat lanjutan ke fase pendanaan. Nilai di bawah 3,0 dapat mengakibatkan penolakan atau permintaan revisi proposal.

6. Tindak Lanjut Hasil Site Visit

• Rekomendasi Positif Institusi diberikan surat persetujuan dan diminta menandatangani perjanjian hibah.
• Rekomendasi Perbaikan Tim memberikan catatan perbaikan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 14 hari sebelum keputusan akhir.
• Rekomendasi Negatif Jika nilai akhir di bawah ambang yang ditetapkan, institusi tidak lolos seleksi dan diberikan umpan balik untuk perbaikan di masa mendatang.

7. Dokumentasi & Pelaporan

Setiap site visit harus didokumentasikan secara lengkap, termasuk:

• Formulir checklist yang diisi oleh tim.
• Foto dan video yang relevan (tidak melanggar privasi).
• Transkrip wawancara atau notulen singkat.
• Laporan akhir (maksimum 10 halaman) yang mengintegrasikan temuan, penilaian, dan rekomendasi.

Laporan akhir disimpan dalam repositori digital PHKI dan dapat diakses oleh auditor internal selama masa pelaksanaan hibah.

8. Penutup

Site visit merupakan komponen krusial dalam memastikan bahwa hibah PHKI dialokasikan kepada institusi yang benarbenar siap melaksanakan proyek dengan dampak yang maksimal. Dengan mengikuti kerangka acuan ini, diharapkan proses seleksi menjadi lebih transparan, objektif, dan akuntabel.

Untuk pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi Tim Koordinasi PHKI melalui phki@kemenkeu.go.id atau telepon 021xxxxxxx.