Pedoman Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Pengadaan barang dan jasa di tingkat desa merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan desa yang bersifat transparan, akuntabel, dan berorientasi pada kepentingan masyarakat. Pedoman ini menyajikan rangkaian prosedur, prinsip, serta regulasi yang harus diikuti oleh aparatur desa dalam melaksanakan proses pengadaan.

1. Landasan Hukum

Pedoman tata cara pengadaan barang/jasa di desa berlandaskan pada beberapa peraturan perundangundangan, antara lain:

• UndangUndang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.
• Peraturan Pemerintah No. 43/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan UU Desa.
• Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 31/2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Desa.
• Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) terkait prosedur standar pengadaan.

2. Prinsip Umum Pengadaan

Setiap proses pengadaan harus mengacu pada prinsipprinsip berikut:

• Transparansi Semua tahapan dapat dipantau oleh masyarakat.
• Efisiensi Penggunaan anggaran harus optimal tanpa mengorbankan kualitas.
• Akuntabilitas Pertanggungjawaban lengkap atas keputusan dan penggunaan dana.
• Nondiskriminasi Semua penyedia memiliki kesempatan yang sama.
• Keberlanjutan Pengadaan harus mendukung program pembangunan jangka panjang desa.

3. Tahapan Pengadaan Barang/Jasa

No.	Tahap	Uraian Kegiatan	Penanggung Jawab
1	Perencanaan	Identifikasi kebutuhan, penyusunan rencana kerja, dan estimasi anggaran.	Kepala Desa & Sekretariat Desa
2	Pengajuan Dokumen	Penyusunan dokumen pengadaan (RKS, Spesifikasi, HPS).	Pejabat Pengadaan / Sekretaris Desa
3	Pengumuman & Undangan	Publikasi pengadaan melalui papan desa, website, atau media sosial.	Pejabat Pengadaan
4	Penerimaan Penawaran	Pengumpulan dokumen penawaran dari penyedia.	Panitia Pengadaan
5	Evaluasi Penawaran	Analisis administratif, teknis, dan harga.	Panitia Pengadaan
6	Penetapan Pemenang	Pembuatan Berita Acara Hasil Evaluasi (BAHE) dan penetapan pemenang.	Kepala Desa
7	Penandatanganan Kontrak	Pembuatan dan penandatanganan perjanjian kerja.	Kepala Desa & Penyedia
8	Pelaksanaan & Pengawasan	Penyelesaian pekerjaan, monitoring, dan laporan kemajuan.	Pejabat Pengadaan & Pengawas Barang/Jasa
9	Pembayaran	Verifikasi akhir, pembayaran sesuai kontrak.	Bendahara Desa
10	Evaluasi Akhir	Penilaian kinerja penyedia dan pelajaran yang diambil.	Kepala Desa & Panitia Pengadaan

4. Kriteria Penyedia

Untuk menjamin kualitas, penyedia barang/jasa harus memenuhi kriteria berikut:

• Terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) atau memiliki Surat Keterangan Terdaftar (SKT) yang masih berlaku.
• Memiliki pengalaman kerja minimal satu tahun dalam bidang yang bersangkutan.
• Memiliki kemampuan keuangan yang cukup (modal kerja minimal sesuai nilai pengadaan).
• Tidak masuk dalam daftar hitam (blacklist) LKPP.

5. Dokumen Utama yang Diperlukan

1. Rencana Kebutuhan Barang/Jasa (RKBJ) rincian kebutuhan desa.
2. Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) alokasi dana.
3. Spesifikasi Teknis standar teknis barang atau layanan.
4. HPS (Harga Perkiraan Sendiri) perkiraan harga pasar.
5. Daftar Penyedia Terverifikasi berdasarkan data SPSE.
6. Berita Acara Evaluasi hasil penilaian penawaran.
7. Surat Perjanjian/Kontrak kesepakatan antara desa dan penyedia.

6. Pengawasan dan Pengendalian

Pengawasan internal dilakukan oleh Sekretariat Desa dan bendahara, sedangkan pengawasan eksternal dapat melibatkan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) serta Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) setempat. Pemeriksaan rutin meliputi:

• Verifikasi dokumen administrasi.
• Audit lapangan atas pelaksanaan pekerjaan.
• Laporan pertanggungjawaban ke Kepala Desa dan DPRD Desa.

7. Sanksi atas Pelanggaran

Jika terdapat penyimpangan dalam proses pengadaan, sanksi yang dapat dikenakan meliputi:

• Penundaan atau pembatalan proses pengadaan.
• Pencabutan hak penyedia sebagai rekan usaha (blacklist).
• Penegakan sanksi administratif bagi pejabat desa (peringatan, penurunan pangkat, atau pemberhentian).
• Proses hukum bila terdapat indikasi korupsi atau penyelewengan dana.

8. Peran Masyarakat

Masyarakat memiliki hak untuk mengawasi dan mengajukan keberatan atas setiap tahap pengadaan. Mekanisme partisipasi antara lain:

• Pengumuman di papan desa dan media sosial desa.
• Rapat musyawarah desa (RMD) yang membahas rencana pengadaan.
• Pengajuan pertanyaan atau keberatan melalui surat resmi atau aplikasi egovernment.

9. Contoh Praktis Pengadaan di Desa

Berikut contoh singkat proses pengadaan alat pertanian dengan nilai Rp 45.000.000:

1. Identifikasi Kebutuhan: Desa membutuhkan 30 unit traktor mini.
2. Persiapan Dokumen: RKBJ, HPS (Rp 1.500.000 per unit), dan spesifikasi teknis.
3. Pengumuman Tender: Diumumkan di papan desa dan portal SPSE.
4. Penerimaan Penawaran: Tiga penyedia mengirimkan dokumen.
5. Evaluasi: Menilai harga, kualitas, garansi, dan riwayat pelayanan.
6. Penetapan Pemenang: Penyedia A dengan penawaran Rp 1.480.000 per unit terpilih.
7. Penandatanganan Kontrak: Kontrak 12 bulan, termasuk layanan purna jual.
8. Pengawasan: Sekretariat desa melakukan inspeksi bulanan.
9. Pembayaran: Dilakukan setelah faktur dan laporan kemajuan disetujui.

10. Kesimpulan

Pedoman tata cara pengadaan barang/jasa di desa dirancang untuk menjamin penggunaan dana desa secara bertanggung jawab, mengutamakan kepentingan masyarakat, serta meminimalisir potensi penyalahgunaan. Penerapan prinsip transparansi, akuntabilitas, dan partisipasi publik menjadi kunci keberhasilan. Dengan mengikuti prosedur yang telah diatur, desa dapat memperoleh barang dan jasa berkualitas yang mendukung pembangunan berkelanjutan.

Referensi

• UndangUndang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa.
• Peraturan Pemerintah No. 43/2015 tentang Peraturan Pelaksanaan UU Desa.
• Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 31/2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa di Desa.
• Website Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) lkpp.go.id.