Latar Belakang
Pusat Arsip Universitas IPB (Pus-Arsip IPB) merupakan unit yang bertugas menyimpan, mengelola, dan melestarikan dokumen-dokumen penting yang mencerminkan sejarah, kegiatan akademik, penelitian, serta administrasi universitas. Seiring dengan pertumbuhan data dan peningkatan standar pengelolaan arsip, kebutuhan akan sarana yang memadai menjadi semakin mendesak.
Pengadaan sarana baru bertujuan untuk meningkatkan keamanan, kecepatan akses, serta kehandalan penyimpanan arsip baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Tujuan Pengadaan
- Meningkatkan perlindungan arsip dari risiko kebakaran, bencana alam, dan kerusakan fisik.
- Mempercepat proses pencarian dan peminjaman dokumen.
- Menyesuaikan dengan standar internasional ISO 15489 tentang manajemen arsip.
- Mendukung digitalisasi arsip untuk mempermudah akses daring.
- Mengoptimalkan penggunaan ruang melalui sistem penyimpanan yang modular.
Jenis Sarana yang Diperlukan
Berikut adalah kategori utama sarana yang akan diintegrasikan dalam Pusat Arsip:
1. Sistem Penyimpanan Fisik
- Lemari arsip berpendingin dengan kontrol suhu 1822C.
- Rak metalik berkapasitas tinggi dengan sistem anti-bakteri.
- Meja kerja ergonomis dan kursi dengan dukungan punggung.
2. Teknologi Digital
- Server penyimpanan terpusat (NAS) dengan kapasitas minimal 200TB.
- Software manajemen arsip (Electronic Document Management System EDMS) yang mendukung metadata, pencarian fulltext, dan hak akses berbasis peran.
- Scanner resolusi tinggi untuk digitalisasi dokumen berukuran A0.
- Backup otomatis ke cloud storage berstandar keamanan ISO/IEC27001.
3. Keamanan dan Pengendalian Akses
- System kontrol pintu dengan kartu RFID dan biometrik.
- Camera CCTV dengan perekaman 24/7.
- Alarm kebakaran dan sistem pemadam api otomatis (FM200).
Proses Pengadaan
Pengadaan sarana mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh Universitas IPB dan peraturan pemerintah tentang pengadaan barang/jasa. Tahapan utamanya meliputi:
- Perencanaan: Penyusunan kebutuhan teknis, anggaran, dan timeline.
- Pengajuan Rencana Anggaran (PRA) ke Direktorat Keuangan.
- Penetapan Metode Pengadaan: Tender terbuka, seleksi terbatas, atau pembelian langsung, tergantung nilai dan urgensi.
- Penyusunan Dokumen Pengadaan: Spesifikasi teknis, kriteria evaluasi, dan kontrak kerja.
- Evaluasi Penawaran: Penilaian teknis dan harga oleh tim ahli arsip dan keuangan.
- Negosiasi dan Penetapan Pemenang.
- Pelaksanaan: Instalasi, konfigurasi, dan pelatihan staf.
- Uji Coba dan Penyerahan: Verifikasi kesesuaian dengan spesifikasi sebelum penerimaan akhir.
Seluruh kegiatan dicatat dalam sistem eProcurement Universitas IPB untuk transparansi dan akuntabilitas.
Manfaat Bagi Universitas
Dengan sarana yang terintegrasi, Pusat Arsip akan memberikan nilai tambah signifikan, antara lain:
- Pengurangan waktu pencarian dokumen hingga 70%.
- Penghematan biaya operasional lewat digitalisasi dan pengurangan penggunaan kertas.
- Peningkatan kepatuhan terhadap regulasi arsip nasional dan internasional.
- Memperkuat reputasi IPB sebagai institusi yang mengedepankan tata kelola informasi.
- Mendukung kegiatan penelitian dengan menyediakan akses cepat ke data historis.
Kontak Pusat Arsip
Untuk informasi lebih lanjut, permohonan penawaran, atau kunjungan lapangan, dapat menghubungi:
Direktur Pusat Arsip
Universitas IPB, Jalan Prof. Dr. Ir. Soedjono, Bogor 16680
Telepon: (0251) 862xxxx
Email: arsip@ipb.ac.id
