Definisi IMHERE
IMHERE (Integrated Management of Hardware, Equipment, and Resources) adalah sistem terintegrasi yang dikembangkan oleh Politeknik Negeri Bandung (Polban) untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang, mulai dari perencanaan, pemilihan penyedia, penawaran, hingga serah terima. Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi guna meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi pada setiap tahapan pengadaan.
Tujuan Dokumen Pengadaan Barang
Dokumen Pengadaan Barang IMHERE berfungsi sebagai acuan resmi yang menjelaskan langkahlangkah operasional, persyaratan administratif, serta kriteria teknik yang harus dipenuhi oleh semua pihak yang terlibat. Tujuan utama meliputi:
- Menyediakan pedoman baku untuk seluruh unit kerja Polban.
- Menjamin keadilan dan persaingan sehat di antara calon penyedia.
- Meminimalkan risiko korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN).
- Mengoptimalkan penggunaan anggaran melalui proses seleksi yang objektif.
- Mempercepat proses pengadaan tanpa mengorbankan kualitas.
Ruang Lingkup
Dokumen ini mencakup semua pengadaan barang bergerak dan tidak bergerak yang nilai kontraknya tidak melebihi batas maksimum yang ditetapkan dalam Peraturan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Ruang lingkup meliputi:
- Pengadaan peralatan laboratorium, komputer, dan perangkat jaringan.
- Pengadaan kendaraan operasional kampus.
- Pengadaan perlengkapan kantor, seperti furniture dan alat tulis.
- Pengadaan bahan baku untuk proyek penelitian dan pengembangan.
Prosedur Pengadaan Barang
1. Perencanaan Kebutuhan
Setiap unit kerja menyusun Rencana Kebutuhan Barang (RKB) berdasarkan rencana kerja tahunan. RKB harus mendapat persetujuan dari Kepala Unit dan Sekretaris Fakultas sebelum dimasukkan ke dalam sistem IMHERE.
2. Penyusunan Dokumen Pengadaan
Dokumen yang wajib disiapkan meliputi:
- Spesifikasi Teknis (ST)
- Spesifikasi Kinerja (SK)
- Rencana Anggaran Biaya (RAB)
- Surat Permintaan Pengadaan (SPP)
- Formulir Evaluasi Penawaran (FEP)
3. Pengumuman dan Pengadaan
Pengumuman dilakukan melalui website resmi Polban dan portal Layanan Pengadaan Nasional (LPSE). Metode pengadaan dapat berupa:
- Pengadaan Langsung (nilai Rp 200 juta)
- Seleksi Umum (nilai > Rp 200 juta)
- Penunjukan Langsung (khusus barang khusus atau keadaan darurat)
4. Evaluasi Penawaran
Panitia evaluasi menilai penawaran berdasarkan kriteria administratif, teknis, dan harga. Hasil evaluasi dituangkan dalam Berita Acara Evaluasi (BAE) dan dipublikasikan dalam portal IMHERE untuk transparansi.
5. Penetapan Pemenang dan Kontrak
Setelah rekomendasi pemenang disetujui, Surat Penetapan Pemenang (SPP) dikeluarkan. Kontrak kemudian ditandatangani oleh pejabat berwenang dan penyedia barang.
6. Serah Terima dan Pengawasan
Barang yang diterima diperiksa kesesuaiannya dengan Spesifikasi Teknis. Formulir Serah Terima (FST) menjadi bukti akhir, sementara tim pengawas melakukan monitoring penggunaan barang selama masa kontrak.
Dokumen Pendukung yang Harus Disertakan
Berikut ini adalah daftar dokumen yang wajib diunggah ke dalam IMHERE pada setiap tahapan:
- Formulir Permintaan Pengadaan (FP-01)
- Analisis Kebutuhan dan Justifikasi (AKJ-02)
- Spesifikasi Teknis (ST-03)
- Anggaran dan Sumber Dana (ASF-04)
- Hasil Evaluasi Penawaran (HEP-05)
- Surat Penetapan Pemenang (SPP-06)
- Kontrak Kerja (KK-07)
- Berita Acara Serah Terima (BAST-08)
Penutup
Dokumen Pengadaan Barang IMHERE merupakan instrumen penting dalam mewujudkan tata kelola yang baik di Politeknik Negeri Bandung. Dengan mengikuti prosedur yang terstandardisasi, Polban dapat memastikan bahwa setiap barang yang dibeli memenuhi standar kualitas, diperoleh dengan harga wajar, serta dikelola secara akuntabel. Implementasi IMHERE diharapkan tidak hanya meningkatkan efisiensi internal, tetapi juga memperkuat kepercayaan publik terhadap integritas proses pengadaan di institusi pendidikan tinggi.
