Permohonan Perubahan / Penyesuaian Dapodik
Data Pokok Pendidikan (DAPODIK) merupakan basis data utama yang memuat informasi tentang satuan pendidikan, tenaga kependidikan, dan peserta didik. Karena sifatnya yang dinamis, perubahan data dapat terjadi sewaktuwaktu. Oleh karena itu, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemdikbudristek) menyediakan mekanisme Permohonan Perubahan / Penyesuaian Dapodik bagi sekolah, dinas pendidikan, dan pihak terkait.
1. Apa yang Dimaksud dengan Permohonan Perubahan / Penyesuaian Dapodik?
Permohonan perubahan/penyesuaian Dapodik adalah prosedur resmi untuk mengajukan koreksi, pembaruan, atau penambahan data yang telah terdaftar di dalam sistem DAPODIK. Permohonan ini dapat mencakup:
- Perubahan nama atau NPSN sekolah.
- Penambahan atau penghapusan tenaga kependidikan.
- Perubahan status peserta didik (misalnya pindah, keluar, atau lulus).
- Perubahan data kurikulum, program keahlian, atau akreditasi.
- Penyesuaian data yang tidak sesuai dengan regulasi terbaru.
2. Siapa yang Berwenang Mengajukan Permohonan?
Berikut pihakpihak yang dapat mengajukan permohonan:
- Satuan Pendidikan (sekolah) yang memiliki akun DAPODIK resmi.
- Dinas Pendidikan Provinsi atau Kabupaten/Kota.
- Kepala Sekolah, Administrator DAPODIK, atau Pejabat Pengelola Data (PPD).
- Pihak ketiga yang ditunjuk melalui surat kuasa resmi.
3. Alur Pengajuan Permohonan
| No. | Langkah | Uraian Kegiatan |
|---|---|---|
| 1 | Identifikasi Perubahan | Teliti data yang perlu diperbaiki; kumpulkan dokumen pendukung (surat keputusan, fotokopi KTP, dsb). |
| 2 | Pengisian Formulir | Unduh atau akses formulir online melalui portal DAPODIK. Isi data secara lengkap dan akurat. |
| 3 | Pengecekan Internal | Sebelum mengirim, lakukan verifikasi bersama tim IT atau pengelola data di sekolah untuk menghindari kesalahan. |
| 4 | Pengajuan | Kirim formulir beserta lampiran ke Dinas Pendidikan setempat atau langsung ke Pusat DAPODIK melalui sistem email yang telah disediakan. |
| 5 | Verifikasi Pihak Penerima | Pihak Dinas atau Pusat DAPODIK memeriksa kelengkapan dokumen, keabsahan data, dan kesesuaian dengan peraturan. |
| 6 | Penerbitan Keputusan | Jika disetujui, perubahan akan diupdate di sistem DAPODIK dan SK perubahan akan diterbitkan. |
| 7 | Notifikasi | Pihak pemohon menerima notifikasi melalui email atau sistem portal DAPODIK. |
4. Dokumen Pendukung yang Umum Diperlukan
- Surat Keputusan atau Surat Edaran terkait perubahan.
- Fotokopi KTP pejabat yang menandatangani permohonan.
- Dokumen legalitas sekolah (SK Izin Operasional, Akta Notaris, dsb).
- Data historis yang menunjukkan alasan perubahan (misalnya surat pindah peserta didik).
- Jika perubahan nama atau status, lampirkan akta perubahan nama atau SK mutasi.
5. Batas Waktu dan Ketentuan Khusus
Berikut beberapa ketentuan penting yang biasanya diberlakukan:
- Pengajuan perubahan data kepsek, tenaga pendidik, atau peserta didik wajib dilakukan selambatlambatnya 30 hari setelah peristiwa terjadi.
- Perubahan akreditasi atau status sekolah biasanya berkoordinasi dengan Badan Akreditasi Nasional (BAN).
- Jika terdapat kesalahan data yang mengakibatkan dampak administratif (misalnya penyaluran dana), pihak sekolah dapat dikenai sanksi administratif.
- Setiap permohonan yang tidak lengkap akan ditolak dan diminta untuk melengkapi kembali.
6. Tips Mempercepat Proses Persetujuan
- Pastikan kelengkapan dokumen. Semua lampiran wajib terscan dengan kualitas jelas.
- Gunakan format yang ditentukan. Misalnya file PDF dengan ukuran tidak lebih dari 5MB.
- Berikan penjelasan ringkas namun lengkap. Tuliskan alasan perubahan secara jelas di kolom keterangan.
- Koordinasi dengan Dinas Pendidikan. Sebelum mengirim, konfirmasikan apakah ada prosedur tambahan di tingkat daerah.
- Jaga komunikasi. Simpan nomor tiket atau referensi permohonan untuk menanyakan status.
7. Rujukan Peraturan Terkait
Beberapa peraturan yang menjadi dasar pelaksanaan permohonan perubahan DAPODIK antara lain:
- Permenristekdikti No. 24 Tahun 2020 tentang Manajemen Data Pokok Pendidikan.
- Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 20 Tahun 2021 tentang Standar Nasional Pendidikan.
- Instruksi Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 07/2023 tentang Penyesuaian Data Dapodik Tahun Ajaran 2023/2024.
8. Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
Apakah perubahan dapat dilakukan secara langsung oleh kepala sekolah?
Ya, kepala sekolah dengan hak akses admin pada portal DAPODIK dapat melakukan perubahan. Namun, untuk perubahan yang berpengaruh pada data resmi (misalnya NPSN atau akreditasi), tetap diperlukan persetujuan Dinas atau Pusat DAPODIK.
Berapa lama proses persetujuan biasanya?
Jika semua dokumen lengkap, proses dapat selesai dalam 714 hari kerja. Pada kasus yang memerlukan verifikasi tambahan, proses dapat memakan waktu hingga 30 hari.
Apakah ada biaya administrasi?
Secara umum, permohonan perubahan data DAPODIK tidak dipungut biaya. Namun, bila melibatkan notaris atau proses legal lainnya, pihak pemohon menanggung biaya tersebut.
Bagaimana jika perubahan ditolak?
Pihak Dinas atau Pusat DAPODIK akan memberikan alasan penolakan. Pemohon dapat memperbaiki dokumen dan mengajukan kembali sesuai petunjuk.
9. Kontak Bantuan Teknis
Jika mengalami kesulitan teknis saat mengakses portal DAPODIK atau mengunggah dokumen, dapat menghubungi:
- Call Center DAPODIK: 080011223355 (24 jam).
- Email: support@dapodik.kemdikbud.go.id
- Website resmi: dapodik.kemdikbud.go.id
Demikian penjelasan mengenai permohonan perubahan atau penyesuaian DAPODIK. Dengan memahami prosedur, persyaratan, dan tata cara pengajuan, pihak sekolah atau dinas pendidikan dapat memperbaharui data secara akurat, sehingga mendukung kualitas informasi pendidikan nasional.
