Petunjuk Pengisian Blangko Ijazah

Blangko ijazah merupakan formulir resmi yang harus diisi dengan teliti sebelum dicetak dan diberikan kepada lulusan. Kesalahan dalam pengisian dapat mengakibatkan keterlambatan proses penerbitan atau bahkan memerlukan pencetakan ulang. Berikut adalah panduan lengkap yang dapat membantu panitia pendidikan, pejabat sekolah, dan pihak terkait dalam mengisi blangko ijazah secara benar.

1. Struktur Umum Blangko Ijazah

Setiap blangko ijazah biasanya terbagi menjadi beberapa bagian utama:

• Header: menampilkan logo institusi, nama lembaga, dan tahun ajaran.
• Data Pribadi: Nama lengkap, tempat & tanggal lahir, NIS/NPM, dan foto.
• Data Pendidikan: Program studi, jenjang, nomor registrasi, serta tanggal kelulusan.
• Keterangan Nilai: Nilai rapor atau IPK (jika diperlukan).
• Bagian Penandatangan: Tanda tangan kepala sekolah, rektor, atau pejabat berwenang serta cap institusi.
• Nomor Seri & QR Code: Untuk verifikasi keaslian ijazah.

2. Persiapan Sebelum Mengisi

1. Kumpulkan data resmi: Pastikan seluruh data bersumber dari dokumen resmi sekolah (buku induk, Kartu Hasil Studi, dsb).
2. Verifikasi ejaan nama: Nama harus sesuai dengan identitas KTP/Passport.
3. Pastikan foto berformat dan ukuran standar: 3 x 4 cm, resolusi minimal 300 dpi, latar belakang putih.
4. Periksa tanggal penting: Tanggal kelulusan harus konsisten dengan kalender akademik.
5. Sediakan tanda tangan digital atau basah: Jika menggunakan sistem daring, tanda tangan harus dalam format .png transparan.

3. Langkah-Langkah Pengisian

3.1. Bagian Header

3.2. Data Pribadi

• Nama Lengkap: Gunakan huruf kapital pada awal kata, tanpa gelar akademik.
• Tempat, Tanggal Lahir: Format Kota, DD MM YYYY. Contoh: Jakarta, 12 Januari 2002.
• NIS/NPM: Pastikan tidak ada spasi atau tanda hubung.
• Foto: Letakkan pada kotak foto yang telah disediakan, hindari menutupi teks.

3.3. Data Pendidikan

• Program Studi: Tuliskan lengkap, mis. Teknik Sipil.
• Jenjang: Pilih salah satu: D3, S1, S2, atau S3.
• Nomor Registrasi Ijazah: Diisi oleh bagian administrasi, biasanya berformat IJZ-2024-XXXX.
• Tanggal Kelulusan: Gunakan format DD MM YYYY.

3.4. Keterangan Nilai (Jika Diperlukan)

Untuk jenjang akademik tertentu (mis. S1 & S2) biasanya harus mencantumkan IPK:

• IPK: Tulis dengan dua angka di belakang koma (mis. 3,75).
• Predikat Kelulusan: Dengan Pujian, Sangat Memuaskan, dsb.

3.5. Bagian Penandatangan

Pastikan semua pejabat yang berwenang menandatangani secara jelas. Tanda tangan harus berada dalam kotak khusus dan tidak meluber ke area lain.

• Nama dan NIP pejabat
• Jabatan (Kepala Sekolah/Rektor)
• Cap atau stempel resmi

3.6. Nomor Seri & QR Code

Nomor seri dihasilkan otomatis oleh sistem administrasi. QR Code berisi link verifikasi pada portal perguruan tinggi. Pastikan QR Code tercetak dengan ukuran minimal 1515 mm agar dapat dipindai.

4. Pemeriksaan Akhir

Setelah semua data diverifikasi, simpan dokumen dalam format PDF/A untuk arsip jangka panjang, lalu kirim ke bagian percetakan.

5. FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

1. Apakah boleh mengubah nama setelah ijazah dicetak?
   Perubahan nama hanya dapat dilakukan melalui prosedur resmi perguruan tinggi dan memerlukan surat keputusan serta revisi blangko.
2. Bagaimana cara menambahkan QR Code pada ijazah lama?
   Ijazah lama dapat direprint dengan menambahkan QR Code pada bagian belakang, namun harus disertai lembar pengesahan.
3. Apakah foto harus berwarna?
   Ya, foto berwarna dengan latar belakang putih adalah standar nasional.

6. Kesimpulan

Pengisian blangko ijazah memerlukan ketelitian, keakuratan data, dan kepatuhan pada format yang telah ditetapkan. Dengan mengikuti langkahlangkah yang tercantum di atas, proses pencetakan ijazah dapat berjalan lancar, mengurangi risiko kesalahan, serta memastikan keabsahan dokumen bagi para lulusan.

Semoga panduan ini bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam proses administrasi pendidikan.