Latar Belakang
Hotel Swiss Belinn Tunjungan berkomitmen menyediakan layanan terbaik kepada tamu dengan standar kualitas tinggi. Departemen Engineering bertanggung jawab atas pemeliharaan fasilitas, termasuk penggunaan barang habis pakai (BHP) seperti suku cadang, cat, bahan kimia pembersih, dan perlengkapan listrik. Pengadaan BHP yang tepat waktu, efisien, dan akuntabel sangat penting untuk menjamin operasional hotel tidak terganggu.
Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup semua aktivitas pengadaan barang habis pakai yang dibutuhkan oleh Engineering Department, meliputi:
- Identifikasi kebutuhan.
- Permintaan pembelian.
- Penyusunan spesifikasi teknis.
- Pemilihan vendor.
- Negosiasi harga dan syarat pembayaran.
- Pengiriman, penerimaan, dan pemeriksaan kualitas.
- Pencatatan dan pelaporan.
Pengadaan barang modal, jasa konsultansi, atau kontrak kerja tidak termasuk dalam prosedur ini.
Tahapan Pengadaan Barang Habis Pakai
1. Identifikasi Kebutuhan
Setiap unit kerja di Engineering Department mengajukan kebutuhan BHP melalui formulir Request for Supply (RFS). Formulir harus memuat:
- Deskripsi barang.
- Spesifikasi teknis (ukuran, kualitas, standar).
- Kuantitas.
- Alasan penggunaan.
- Waktu permintaan (deadline).
2. Persetujuan Internal
RFS yang telah diisi diajukan ke Ketua Engineering untuk verifikasi kebutuhan. Setelah disetujui, RFS diteruskan ke Kepala Departemen Keuangan untuk alokasi anggaran.
3. Pembuatan Purchase Order (PO)
Jika anggaran tersedia, petugas Purchasing membuat PO berdasarkan data RFS. PO mencakup:
| Elemen | Deskripsi |
|---|---|
| Nomor PO | Autogenerate oleh sistem ERP |
| Tanggal PO | Hari pembuatan |
| Vendor | Nama dan kontak vendor terpilih |
| Item | Nama barang, spesifikasi, kuantitas |
| Harga | Harga satuan & total |
| Syarat Pembayaran | Net 30/45 hari |
4. Seleksi Vendor
Metode seleksi tergantung nilai kontrak:
- Nilai IDR 5.000.000 Direct Purchase (DP) dengan minimal tiga penawaran.
- Nilai >IDR 5.000.000 Lelang terbuka (Open Tender) atau Penawaran Tertutup (Closed Tender) bila diperlukan.
Vendor yang dipilih harus terdaftar dalam Approved Supplier List (ASL) Hotel Swiss Belinn.
5. Negosiasi & Penandatanganan Kontrak
Tim Purchasing bersama Kepala Engineering melakukan negosiasi harga, delivery time, dan garansi. Setelah kesepakatan, kontrak sederhana ditandatangani secara digital.
6. Pengiriman & Penerimaan Barang
Vendor mengirim barang ke gudang Engineering. Pada saat penerimaan:
- Petugas gudang melakukan inspeksi visual.
- Jika diperlukan, lakukan uji kualitas (mis. tes kekerasan cat).
- Catat nomor batch & tanggal kadaluarsa bila berlaku.
- Jika barang tidak sesuai, buat Goods Receipt Note (GRN) dengan catatan Reject.
7. Pembayaran
Setelah barang diterima dan GRN disetujui, tim Accounting memproses invoice vendor sesuai syarat pembayaran yang tercantum di PO.
8. Dokumentasi & Pelaporan
Semua dokumen (RFS, PO, GRN, Invoice) diarsipkan secara elektronik dalam sistem ERP selama minimal 5 tahun. Laporan bulanan yang mencakup nilai pengadaan, vendor utama, dan tingkat kepatuhan SLA diserahkan ke General Manager.
Dokumen Pendukung Utama
- Formulir Request for Supply (RFS) diisi oleh pemohon.
- Purchase Order (PO) dikeluarkan oleh Purchasing.
- Surat Penawaran Vendor minimal 3 penawaran untuk nilai IDR 5jt.
- Goods Receipt Note (GRN) bukti penerimaan barang.
- Invoice Vendor untuk proses pembayaran.
- Kontrak/Pernyataan Kesepakatan bila nilai >IDR 5jt atau memerlukan garansi khusus.
Penutup
Pelaksanaan prosedur ini diharapkan dapat menurunkan risiko keterlambatan, mengurangi biaya tidak terduga, serta meningkatkan transparansi dalam pengadaan barang habis pakai di Engineering Department Hotel Swiss Belinn Tunjungan. Semua pihak terkait wajib mematuhi tahapan yang telah ditetapkan dan melaporkan penyimpangan secepatnya kepada Manajemen untuk tindakan korektif.
Untuk pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi Departemen Purchasing di ext. 215 atau melalui email purchasing@swissbelinn.com.
