Tata Cara Pengajuan Proposal Bantuan Hibah Keagamaan

Pembinaan kegiatan keagamaan di Kabupaten Bangka Selatan dapat dilakukan melalui program Bantuan Hibah Keagamaan (BHK). Program ini ditujukan bagi lembaga, yayasan, atau organisasi keagamaan yang ingin melaksanakan proyek sosialkultural, pendidikan, maupun pembangunan infrastruktur keagamaan. Berikut merupakan panduan lengkap pengajuan proposal mulai dari persiapan hingga pelaporan.

1. Persyaratan Umum

• Organisasi/ lembaga harus berbadan hukum (yayasan, perkumpulan, LSM, atau biro keagamaan).
• Memiliki akta pendirian serta NPWP yang masih berlaku.
• Terdaftar pada Dinas Sosial atau Dinas Kebudayaan Kabupaten Bangka Selatan.
• Proposal mengusulkan kegiatan yang bersifat nonkomersial dan berhubungan dengan nilainilai keagamaan.

2. Jadwal Pengajuan

Setiap tahun pemerintah Kabupaten Bangka Selatan mengeluarkan Pengumuman Buka Prakarsa (PKP) pada kuartal pertama. Jadwal umum:

• Januari Februari: Publikasi PKP di website resmi dan papan pengumuman Dinas.
• Maret April: Masa pendaftaran dan pengiriman proposal secara daring.
• Mei Juni: Evaluasi, seleksi, dan pengumuman penerima hibah.
• Juli Desember: Pelaksanaan kegiatan dan pelaporan.

3. LangkahLangkah Pengajuan

3.1. Unduh Formulir dan Panduan

Formulir dan panduan lengkap dapat diunduh di situs resmi Dinas Kebudayaan. Pastikan menggunakan versi terbaru.

3.2. Persiapan Dokumen Pendukung

Dokumen yang wajib dilampirkan antara lain:

• Fotokopi akta pendirian dan perubahannya.
• Fotokopi NPWP.
• Surat Keterangan Domisili (SKD).
• Rekapitulasi keuangan 3 (tiga) bulan terakhir.
• Rencana Anggaran Biaya (RAB) terperinci.
• Surat rekomendasi dari tokoh agama setempat (jika ada).

3.3. Penulisan Proposal

Proposal harus memuat bagian berikut:

1. Cover Nama kegiatan, lokasi, dan periode pelaksanaan.
2. Latar Belakang Penjelasan masalah yang ingin diatasi.
3. Tujuan dan Sasaran Hasil yang diharapkan dan target kelompok penerima manfaat.
4. Rencana Kegiatan Jadwal, metodologi, dan pembagian tugas.
5. Anggaran Rincian biaya per item beserta sumber dana lain (jika ada).
6. Evaluasi dan Monitoring Indikator keberhasilan dan mekanisme pelaporan.
7. Penutup Komitmen pelaksanaan dan tanda tangan perwakilan sah.

3.4. Pengisian Formulir Online

Masuk ke portal eBHK Bangka Selatan dengan akun yang telah didaftarkan. Isi data organisasi, unggah dokumen dalam format PDF (maksimum 5 MB per file), dan cek kembali semua informasi.

3.5. Verifikasi Internal

Sebelum mengirim, lakukan review internal bersama pengurus atau konsultan keuangan untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau perhitungan.

3.6. Pengiriman Proposal

Setelah semua data terisi, klik Submit. Sistem akan mengirimkan email konfirmasi beserta nomor registrasi. Simpan nomor tersebut untuk melacak status pengajuan.

4. Proses Seleksi

Tim evaluasi yang terdiri dari perwakilan Dinas Kebudayaan, Dinas Sosial, serta tokoh agama akan menilai proposal berdasarkan kriteria:

• Kesesuaian dengan kebijakan hibah.
• Relevansi dan dampak sosialkeagamaan.
• Keabsahan dokumen administrasi.
• Kesesuaian anggaran dengan standar biaya wilayah.
• Kualitas monitoring dan pelaporan.

Hasil seleksi diumumkan melalui situs resmi dan surat resmi kepada penerima hibah.

5. Penandatanganan Kesepakatan Hibah

Penerima hibah wajib menandatangani Perjanjian Hibah (PKH) yang memuat syarat pencairan dana, jadwal pelaporan, serta sanksi bila tidak memenuhi ketentuan. Dokumen PKH biasanya diserahkan dalam pertemuan tatap muka di kantor Dinas Kebudayaan.

6. Pencairan Dana

Pencairan dilakukan secara bertahap:

1. Termin I: 30% setelah penandatanganan PKH.
2. Termin II: 40% setelah laporan kemajuan (midterm) disetujui.
3. Termin III: 30% setelah laporan akhir dan pertanggungjawaban keuangan diterima.

7. Pelaporan

Setiap penerima hibah wajib menyampaikan dua jenis laporan:

• Laporan Kemajuan (Midterm) Dilaporkan paling lambat tiga bulan sebelum akhir kegiatan.
• Laporan Akhir Mengandung foto kegiatan, capaian, serta laporan keuangan final.

Semua laporan diunggah ke portal eBHK dan harus dilengkapi bukti transfer serta kwitansi asli.

8. HalHal yang Perlu Diperhatikan

• Pastikan nomor rekening bank milik organisasi aktif dan tercantum pada PKH.
• Simpan semua dokumen fisik selama minimal 3 (tiga) tahun sebagai arsip.
• Jika terdapat perubahan rencana atau anggaran, wajib melaporkan ke Dinas Kebudayaan untuk persetujuan tertulis.

9. Kontak dan Informasi Lebih Lanjut

Untuk pertanyaan atau bantuan teknis, dapat menghubungi:

• Disbud Bangka Selatan Telp: (0711) 5551234, Email: info@bengkelselatan.go.id
• Jam kerja: Senin Jumat, 08.0016.00 WIB

Semoga panduan ini membantu organisasi keagamaan dalam mengajukan dan mengelola Bantuan Hibah Keagamaan secara efektif, sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat di Kabupaten Bangka Selatan.