Pengadaan Kapal: Time Charter & Contract of Affreightment (COA)

1. Pendahuluan

Dalam dunia perdagangan maritim, perusahaan logistik maupun produsen barang seringkali membutuhkan kapal untuk mengangkut kargo dalam jangka waktu tertentu atau untuk volume tertentu selama periode kontrak. Dua mekanisme utama yang biasa dipakai adalah Time Charter dan Contract of Affreightment (COA). Kedua bentuk kontrak ini memiliki karakteristik, keuntungan, serta persyaratan yang berbeda sehingga penting bagi pemilik kapal maupun charterer untuk memahami selukbeluknya sebelum mengajukan penawaran.

2. Time Charter

Time Charter merupakan perjanjian sewa kapal selama periode waktu tertentu, di mana charterer (penyewa) mengambil alih pengoperasian kapal pada level operasional tertentu. Berikut poinkunci yang perlu diperhatikan:

Kelebihan Time Charter antara lain fleksibilitas dalam memilih rute, kemampuan menyesuaikan volume muatan, serta kontrol biaya bahan bakar. Namun, charterer harus memastikan bahwa kapal memiliki kapasitas dan spesifikasi yang cocok dengan jenis kargo yang akan diangkut.

3. Contract of Affreightment (COA)

COA adalah perjanjian di mana charterer memesan volume atau jumlah tertentu dari kargo selama periode waktu yang telah ditetapkan, tanpa menyebutkan kapal tertentu. Owner kemudian menyediakan kapal yang memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan. Karakter utama COA meliputi:

COA cocok untuk perusahaan yang memiliki kebutuhan kargo berkelanjutan dan menginginkan kestabilan harga. Risiko utama terletak pada kemampuan owner untuk menyediakan kapal tepat waktu dan sesuai spesifikasi.

4. Undangan Penawaran (Invitation to Bid)

Proses pengadaan kapal melalui Time Charter atau COA biasanya dimulai dengan penerbitan Invitation to Bid (ITB). Dokumen ITB berisi persyaratan teknis, komersial, serta prosedur evaluasi yang jelas. Berikut struktur umum ITB yang dapat dijadikan acuan:

Calon penawar diharapkan mengirimkan dokumen dalam format PDF, mencantumkan Nama Perusahaan, NPWP, dan kontak teknis yang dapat dihubungi. Penawaran harus disertai surat pernyataan keabsahan data dan jaminan penawaran (mis. Bank Guarantee atau Standby Letter of Credit) sebesar 510% nilai kontrak.

5. Proses Evaluasi & Seleksi

Setelah batas waktu penawaran berakhir, komite evaluasi akan memeriksa:

1. Kesesuaian teknis dengan spesifikasi yang diminta.
2. Harga yang ditawarkan (tarif harian atau freight rate).
3. Kondisi finansial dan jaminan penawaran.
4. Rekam jejak keselamatan dan kepatuhan regulasi (e.g., ISM, MARPOL).
5. Faktor ESG (Environment, Social, Governance) yang kini menjadi pertimbangan utama.

Pemenang ITB akan menerima Letter of Award (LoA) dan diminta menandatangani kontrak utama dalam jangka waktu yang ditentukan. Seluruh dokumen akan didaftarkan di notaris atau lembaga arbitrase yang dipilih.

6. Tips untuk Penyedia Kapal

• Pastikan semua sertifikat kapal tetap aktif dan tercatat pada klasifikasi internasional.
• Sediakan data historis performa (ontime delivery, fuel consumption) untuk menambah kepercayaan.
• Berikan opsi tarif yang fleksibel, misalnya diskon volume atau mekanisme indexasi harga bahan bakar.
• Perhatikan standar lingkungan terbaru (IMO 2020, EEXI, CII) dan tawarkan solusi mitigasi bila memungkinkan.
• Siapkan tim hukum yang mengerti peraturan maritim di negara pembeli serta perjanjian ICC/UNCTAD.

7. Contoh Penyusunan Penawaran

Berikut contoh singkat bentuk surat penawaran untuk Time Charter:

PT. MARITIME SOLUTIONSJl. Pelabuhan No. 12Jakarta 10130Kepada Yth,Direktur PengadaanPT. GLOBAL LOGISTICSdi TempatPerihal : Penawaran Time Charter  MVSinar BahariNomor   : 001/TS/2026Tanggal : 1 Juni 2026Dengan hormat,Berdasarkan Undangan Penawaran No. ITB2026TC001 tertanggal 15 Mei 2026, kami mengajukan penawaransebagai berikut:1. Kapal : MVSinar Bahari, DWT 45,000 MT, kelas IACS A.2. Tarif Harian : USD7,800 per day (incl. crew, insurance, admin).3. Bahan Bakar : Charterer menanggung biaya bunker (FO0.45USD/kg).4. Jaminan Penawaran : Bank Guarantee USD120,000 (5% nilai kontrak).5. Masa Sewa : 24 bulan, mulai 1 September 2026  31 Agustus 2028.6. Syarat Pembayaran : 30% di muka, sisanya bulanan via LC.Kami lampirkan dokumendokumen pendukung:a. Sertifikat Klasifikasi.b. Survey Report terakhir (Okt2025).c. Daftar Crew.d. Laporan Keuangan 20232024.Demikian penawaran kami, besar harapan untuk dapat bekerja sama.

Penawaran untuk COA dapat mengikuti format serupa, dengan menekankan volume kargo, freight rate, dan jadwal penyerahan.

8. Penutup

Memilih antara Time Charter dan Contract of Affreightment tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan: fleksibilitas operasional versus kestabilan biaya dan volume. Dengan mengikuti prosedur ITB yang transparan, kedua pihak dapat mengurangi risiko, meningkatkan kepastian hukum, dan mencapai efisiensi logistik yang optimal.

Bagi perusahaan yang tertarik untuk mengajukan penawaran, silakan mengunduh dokumen ITB resmi melalui tautan berikut dan kirimkan penawaran selambatlambatnya pada tanggal yang sudah ditentukan.