Manual Prosedur Pelayanan Tes TOEFL ITP

1.1. Penetapan Jadwal Tes

• Koordinasikan tanggal dan waktu tes dengan pihak ETS (Educational Testing Service) atau mitra resmi penyedia tes.
• Pastikan tidak berbenturan dengan kegiatan akademik atau libur nasional.
• Setujui ruangan yang memenuhi standar: pencahayaan cukup, suhu ruangan 2024C, dan tidak ada gangguan suara.

1.2. Pengajuan Permohonan Ke ETS

• Isi formulir Request for Test Administration yang dapat diunduh di website resmi ETS.
• Lampirkan dokumen legal lembaga (surat resmi, NPWP, dan akta pendirian).
• Kirim melalui email resmi atau portal ETS paling lambat 30 hari sebelum tanggal pelaksanaan.

2.1. Pendaftaran Online

Setiap peserta harus mengisi formulir pendaftaran pada portal yang disediakan oleh lembaga. Data yang wajib diisi antara lain:

• Nama lengkap sesuai kartu identitas.
• Nomor identitas (KTP/Passport).
• Alamat email dan nomor telepon yang aktif.
• Program studi atau unit kerja (jika relevan).

Setelah selesai, sistem akan mengirimkan confirmation email berisi kode registrasi.

2.2. Verifikasi dan Pembayaran

• Verifikasi data dilakukan oleh tim administrasi selama 224 jam kerja.
• Biaya tes (antara Rp500.000Rp700.000 per peserta) dibayar melalui transfer bank atau pembayaran elektronik.
• Setelah pembayaran terkonfirmasi, peserta akan menerima admission ticket digital yang harus dicetak atau disimpan di perangkat seluler.

3.1. Pemeriksaan Dokumen

Pada hari pelaksanaan, setiap peserta wajib membawa:

• KTP atau paspor asli.
• Admission ticket yang telah dicetak atau ditampilkan di layar.
• Alat tulis (pensil mekanik atau pensil 2B, tidak diperbolehkan menggunakan pulpen).

Petugas akan memeriksa keabsahan dokumen dan menandai hadirnya peserta.

3.2. Prosedur Checkin

• Peserta masuk ke ruang tunggu 30menit sebelum jadwal.
• Setiap peserta menandatangani lembar kehadiran.
• Petugas mengarahkan peserta ke tempat duduk yang telah ditentukan (nomor kursi tertera pada admission ticket).

4.1. Instruksi Awal

Petugas senior memberikan penjelasan singkat mengenai aturan umum:

• Jangan berkomunikasi dengan peserta lain selama tes.
• Jika ada pertanyaan, angkat tangan dan tunggu petugas mendekat.
• Jangan meninggalkan ruangan kecuali ada izin khusus.

4.2. Tahapan Tes

1. Listening Comprehension 35 menit, 50 soal.
2. Structure and Written Expression 35 menit, 40 soal.
3. Reading Comprehension 55 menit, 50 soal.

Setiap bagian dipisahkan oleh jeda istirahat singkat 510 menit.

4.3. Penanganan Masalah Teknis

Jika terdapat kerusakan pada peralatan atau keluhan peserta, petugas harus:

• Mencatat kejadian pada log pengawas.
• Memberikan lembar jawaban pengganti bila diperlukan.
• Melaporkan kepada koordinator tes dalam waktu maksimal 30 menit.

Setelah setiap bagian selesai, peserta menyerahkan lembar jawaban ke petugas yang berada di akhir barisan. Lembar jawaban harus:

• Berisi nama dan nomor registrasi yang jelas.
• Terisi rapi dan tidak ada coretan pada area yang tidak dimaksudkan.

Petugas menandatangani lembar tersebut sebagai bukti serah terima.

6.1. Pengiriman Lembar ke ETS

Lembar jawaban dikemas dalam amplop tertutup dan dikirim ke pusat penilaian ETS menggunakan jasa kurir terdaftar. Semua dokumen harus tersedia paling lambat 3hari setelah tes.

6.2. Penyusunan Laporan Hasil

• ETS melakukan scoring otomatis dan mengirimkan file CSV berisi skor individual.
• Lembaga menerima file tersebut dan menyiapkan score report resmi yang mencakup:
  • Skor total (Listening + Structure + Reading).
  • Skor masingmasing bagian.
  • Persentil nasional.

Hasil tes diumumkan melalui portal online lembaga paling lambat 10hari kerja setelah tanggal pengiriman lembar jawaban ke ETS.

• Peserta dapat mengakses skor menggunakan kode registrasi dan tanggal lahir.
• Jika ada permintaan rescore, formulir resmi harus diajukan dalam 7hari setelah hasil diumumkan.