1. Pengertian SOP Pengelolaan Aset
Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Aset adalah sekumpulan pedoman tertulis yang menjelaskan cara yang konsisten, efektif, dan akuntabel dalam mengelola seluruh aset universitas, mulai dari perencanaan, perolehan, pemeliharaan, hingga disposisi. SOP ini disusun untuk menjamin bahwa aset baik berupa tanah, bangunan, peralatan, maupun aset tidak berwujud dikelola sesuai dengan peraturan perundangundangan, kebijakan internal, dan prinsip tata kelola yang baik.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP mencakup:
- Aset Tetap (tanah, bangunan, fasilitas, peralatan, kendaraan).
- Aset Tidak Tetap (software, hak cipta, lisensi).
- Aset Tak Terwujud (pengetahuan, reputasi, jejaring).
- Seluruh unit kerja yang memiliki, mengelola, atau mengawasi aset.
3. Tugas & Fungsi Unit Pengelola Aset
| No. | Unit / Jabatan | Tugas Utama |
|---|---|---|
| 1 | Biro Administrasi Umum | Koordinasi kebijakan aset, pelaporan ke rektorat, audit internal. |
| 2 | Bagian Aset Tetap | Pencatatan, verifikasi, dan pemeliharaan aset tetap. |
| 3 | Bagian Aset Tidak Tetap | Pengelolaan lisensi, perangkat lunak, dan hak kekayaan intelektual. |
| 4 | Unit Pengadaan | Pelaksanaan pengadaan sesuai Perpres No. 16/2018 dan peraturan kampus. |
| 5 | Unit Keuangan | Penganggaran, pembayaran, dan pencatatan nilai aset. |
4. Prosedur Pengelolaan Aset
4.1. Perencanaan Aset
Setiap unit kerja menyusun rencana kebutuhan aset tahunan yang disetujui oleh Rektor melalui Rapat Koordinasi Aset. Dokumen rencana meliputi estimasi biaya, sumber pendanaan, dan justifikasi kebutuhan.
4.2. Pengadaan Aset
- Persiapan dokumen pengadaan (Spesifikasi, RAB, Daftar Kuantitas).
- Pengajuan ke Unit Pengadaan dan pemeriksaan kelayakan.
- Pelaksanaan lelang atau pengadaan langsung sesuai nilai ambang.
- Penandatanganan kontrak, penerimaan barang, dan penyimpanan dokumen kontrak.
4.3. Penerimaan & Pencatatan
Setelah barang diterima, tim teknis melakukan inspeksi kualitas. Hasil inspeksi dicatat dalam Formulir Pemeriksaan Barang (FPB). Selanjutnya aset dimasukkan ke dalam Sistem Informasi Aset (SIA) dengan nomor registrasi unik.
4.4. Pemeliharaan & Penggunaan
- Jadwal pemeliharaan rutin (preventif) disusun oleh Bagian Aset Tetap.
- Pengguna wajib mengisi Formulir Laporan Kerusakan (FLK) bila terjadi kerusakan.
- Biaya perbaikan/servis disetujui oleh Unit Keuangan sebelum pelaksanaan.
4.5. Inventarisasi Periodik
Inventarisasi penuh dilakukan minimal satu kali dalam tiga tahun. Tim inventarisasi melakukan pengecekan fisik, pembaruan nilai buku, dan pencocokan dengan data SIA.
4.6. Disposisi Aset
Aset yang tidak lagi layak pakai dapat dijual, disumbangkan, atau dimusnahkan. Proses disposisi meliputi:
- Penilaian nilai pasar oleh tim independen.
- Persetujuan Direksi Fakultas/Unit.
- Penyusunan Berita Acara Penjualan atau Disposisi.
- Pencatatan akhir dalam SIA dan pelaporan ke Biro Administrasi Umum.
5. Penutup
SOP Pengelolaan Aset Universitas Jenderal Soedirman merupakan landasan penting untuk memastikan akuntabilitas, transparansi, dan optimalisasi penggunaan aset. Semua pihak terkait wajib mematuhi prosedur ini, melaporkan temuan penyimpangan, dan terus meningkatkan kualitas pengelolaan melalui evaluasi berkala.
Dengan pelaksanaan SOP yang konsisten, Universitas dapat meningkatkan efisiensi operasional, mendukung proses pembelajaran dan penelitian, serta memperkuat posisi institusi dalam bidang pendidikan tinggi nasional maupun internasional.
