Standar Operasional Prosedur
Pengelolaan Barang Milik Negara

I. Pendahuluan

Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) di Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed) merupakan aspek fundamental yang menentukan keberlangsungan operasional akademik dan non-akademik. Sebagai perguruan tinggi negeri berbadan hukum, Unsoed bertanggung jawab atas penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, dan penghapusan aset negara secara transparan, akuntabel, dan efisien.

Dokumen ini ditujukan untuk memberikan panduan bagi seluruh unit kerja, fakultas, dan biro di lingkungan Unsoed dalam mengelola aset dari tahap perencanaan hingga pelaporan. Konsistensi dalam penerapan prosedur ini diharapkan dapat meminimalisir terjadinya kerusakan, kehilangan, dan penyalahgunaan aset, serta memaksimalkan manfaat dari BMN bagi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

II. Landasan Hukum

Penyusunan SOP ini merujuk pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain:

• Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara.
• Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara.
• Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Akuntansi Instansi Pemerintah.
• Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.05/2015 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara.
• Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi terkait Statuta dan Pengelolaan Keuangan Perguruan Tinggi.

III. Tujuan

Tujuan dari Standar Operasional Prosedur ini adalah:

• Menjamin tertib administrasi dan fisikBMN di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman.
• Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pemanfaatan BMN untuk mendukung operasional universitas.
• Mencegah terjadinya penyalahgunaan, penyelewengan, kebocoran, dan kerusakan BMN.
• Menjamin tersedianya data yang akurat dan mutakhir melalui pencatatan yang sistematis pada Aplikasi SIMAK-BMN.

IV. Ruang Lingkup

SOP ini meliputi seluruh kegiatan pengelolaan Barang Milik Negara yang dilakukan oleh seluruh pengguna barang (Unit Kerja, Fakultas, Lembaga, dan UPT) dan pengelola barang (Bagian Umum/Biro Umum), yang mencakup:

• Perencanaan kebutuhan dan pengadaan.
• Penerimaan dan penyebaran barang.
• Penimpanan dan penggunaan.
• Pemeliharaan dan pengamanan.
• Penghapusan dan penatausahaan.

V. Pengertian

• Barang Milik Negara (BMN): Semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau Perolehan lain yang sah.
• Kuasa Pengguna (KP): Pejabat pimpinan kementerian negara/lembaga yang diberi kuasa oleh Menteri/Pimpinan Lembaga untuk menggunakan BMN.
• Pengguna Barang (PB): Pejabat yang memperoleh kuasa dari Kuasa Pengguna untuk menggunakan BMN.
• Pengurus Barang: Pejabat yang bertanggung jawab atas penatausahaan BMN di lingkungan Kuasa Pengguna atau Pengguna Barang.
• Pemegang Barang: Pegawai yang secara nyarat memegang, menguasai, atau menggunakan barang untuk keperluan dinas.

VI. Alur dan Prosedur Pengelolaan

A. Perencanaan Kebutuhan dan Pengadaan Pengadaan BMN diawali dari perencanaan kebutuhan yang integratif. Setiap unit kerja mengusulkan kebutuhan barang sesuai dengan Renstra dan RKA-KL. Prosesnya meliputi:

1. Pengusulan kebutuhan barang oleh unit kerja melalui aplikasi perencanaan yang ditetapkan.
2. Verifikasi usulan oleh Bagian Umum/Biro Umum untuk memastikan kesesuaian spesifikasi dan ketersediaan anggaran.
3. Penetapan Daftar Pengadaan Barang/Jasa yang telah disetujui oleh pejabat berwenang.
4. Pelaksanaan pengadaan dilakukan sesuai dengan peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah (Lelang, Pengadaan Langsung, atau Swakelola).

B. Penerimaan Barang Setelah proses pengadaan selesai, langkah-langkah penerimaan barang adalah:

1. Penyedia barang menyerahkan barang kepada Tim Penerima Universitas disertai dokumen Faktur, Surat Jalan, dan Kontrak/SPK.
2. Tim Penerima melakukan pemeriksaan fisik (jenis, jumlah, merek, spesifikasi, dan kondisi).
3. Pembuatan Berita Acara Serah Terima Barang (BAST) jika barang telah diterima sesuai kontrak.
4. Jika barang tidak sesuai, dibuatkan Berita Acara Penolakan/Revisi.
5. Input data ke dalam sistem SIMAK-BMN sebagai persediaan, kemudian dilakukan pembukuan ke dalam aset tetap/aset dirawat.

C. Penyiapan, Penempatan, dan Penomoran

Barang yang telah diterima harus diproses lebih lanjut:

1. Penomoran (Labelisasi): Setiap aset ditempel stiker nomor registrasi BMN yang unik. Stiker terdiri dari kode unit, kode golongan, dan nomor urut.
2. Inventarisasi: Pencatatan dalam Buku Inventaris dan Buku Pembantu Kartu Barang.
3. Penempatan: Barang diserahkan kepada unit kerja penerima dengan melalui Berita Acara Serah Terima (BAST Pelimpahan) atau Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB).

D. Pemanfaatan dan Pemeliharaan

1. Pemanfaatan BMN harus digunakan sesuai dengan tujuan dan fungsi awalnya. Pemanfaatan dapat berupa penggunaan sendiri, sewa, atau pinjam pakai dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan. Peminjaman antar unit kerja wajib mendapatkan persetujuan tertulis dari Biro Umum.

2. Pemeliharaan Pemeliharaan bertujuan untuk mempertahankan kondisi aset agar tetap berfungsi optimal. Terdapat dua jenis pemeliharaan:

• Pemeliharaan Rutin: Kegiatan perawatan yang dilakukan berkala untuk menjaga agar kondisi aset tidak menurun (seperti kebersihan, penyetelan, pelumasan).
• Pemeliharaan Berkala: Kegiatan perawatan yang dilakukan pada jangka waktu tertentu untuk mengganti komponen yang diperkirakan akan habis masa pakainya (perbaikan komputer, servis mesin kendaraan).

Pemegang barang wajib melaporkan segera ketika terjadi kerusakan atau gangguan fungsi barang kepada Pengurus Barang di unitnya.

E. Pengamanan Barang

Setiap Unit Kerja wajib mengamankan BMN yang berada dalam penguasaannya. Langkah-langkah pengamanan mencakup:

• Pemasangan alat keamanan gudang atau ruangan (gembok, kunci, CCTV).
• Pembatasan akses masuk untuk ruang penyimpanan barang berharga.
• Pemantauan rutin terhadap kondisi fisik barang bergerak dan tidak bergerak.
• Penerbitan surat tugas atau tanda pengenal bagi petugas keamanan.

F. Penilaian Kembali

Penilaian kembali BMN dilakukan untuk mengetahui nilai wajar dari aset yang dimiliki pada periode tertentu, khususnya untuk aset tanah dan bangunan, atau penyesuaian nilai karena dampak inflasi. Penilaian kembali dilakukan oleh penilai internal atau eksternal yang memiliki sertifikasi dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Rektor.

G. Penghapusan

Status pemindahtanganan atau penghapusan BMN dilakukan dalam kondisi berikut:

1. Rusak Berat: Kondisi barang tidak dapat digunakan lagi atau biaya perbaikan mendekati harga pasar baru.
2. Usul Teknis Eksploitasi: Barang yang sudah habis masa pakainya berdasarkan standar teknis.
3. Pindah Tangan: Pengalihan kepemilikan ke instansi pemerintah lain.
4. Hilang: Barang yang tercecer, dicuri, atau terbawa arus (untuk aset alat transportasi sungai/laut) dengan ketentuan telah dilakukan upaya pencarian secara maksimal dan proses pemeriksaan oleh Inspektorat.

Prosedur penghapusan melibatkan pembentukan Tim Penghapusan, pemeriksaan lapangan, pembuatan Berita Acara Pemeriksaan, dan pengajuan usulan persetujuan kepada Menteri Keuangan cq Direktorat Jenderal Kekayaan Negara.

H. Kelebihan Pengelolaan

Distribusi ulang (Re-alokasi) BMN dapat dilakukan apabila terdapat unit kerja yang kelebihan barang dan unit lain membutuhkan. Hal ini dilakukan dengan rekomendasi Bagian Umum dan persetujuan Rektor/Wakil Rektor, kemudian diproses melalui SK pengalokasian antar unit kerja dalam SIMAK-BMN.

I. Pembinaan dan Pengawasan

• Pembinaan: Dilakukan oleh Bagian Umum/Biro Umum kepada seluruh Pengurus Barang dan Pemegang Barang melalui sosialisasi, bimbingan teknis, dan konsultasi pengelolaan aset.
• Pengawasan: Dilakukan secara berkala melalui Inventarisasi Fisik dan Penelaahan Kerugian Daerah/Negara. Inspektorat Unsoed melakukan audit kinerja pengelolaan BMN secara objektif.

J. Pelaporan

Pelaporan BMN dilakukan secara periodik meliputi:

1. Laporan Mutasi BMN (bulanan/semesteran) yang mencatat penambahan, pengurangan, dan saldo akhir barang.
2. Laporan Semester (LKI) yang dikirimkan ke Kemenkeu melalui aplikasi SIMAK-BMN Online.
3. Laporan Hasil Inventarisasi Benda Bergerak dan Tidak Bergerak.
4. Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) berkaitan dengan harta berupa inventaris kantor.

VII. Ketentuan Penutup

Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini akan ditetapkan kemudian oleh atasan berwenang sepanjang belum diatur dengan peraturan yang baru. Seluruh unit di lingkungan Universitas Jenderal Soedirman wajib mematuhi dan melaksanakan prosedur ini dengan sungguh-sungguh. Pelanggaran terhadap SOP ini dapat dikenai sanksi administratif sesuai dengan peraturan disiplin pegawai yang berlaku.